Секретарь-делопроизводитель

Вы будете работать с корреспонденцией (входящие/исходящие письма), отвечать за порядок в офисе (кофе-поинт), следить за наличием у сотрудников необходимой канцелярии, выполнять поручения руководителя, встречать посетителей.

О нас: Мы — управляющая компания престижного Бизнес-центра в Московском районе города Санкт-Петербурга. Наша основная задача — обеспечение бесперебойной работы и комфорта для всех арендаторов и посетителей нашего здания. И сейчас в нашей команде мы хотим видеть ответственного и знающего своё дело секретаря-делопроизводителя!

Чем предстоит заниматься:

— Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора.

— Организация совещаний и рабочих встреч, проводимых генеральным директором.

— Организация оптимального приема посетителей.

— Помощь генеральному директору в планировании его делового графика.

— Выполнение рабочих поручений руководителя.

— Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя, его рабочего места.

— Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кофе-поинта, в том числе, но не ограничиваясь: не реже одного раза в день: очистка кофе-машины от загрязнений, наполнение её резервуаров зёрнами кофе и водой соответственно, наполнение системы хранения чайных пакетиков, сахара, поддержание в достаточном количестве в местах хранения используемой работниками Общества одноразовой посуды, поддержание в чистоте многоразовой посуды, используемой посетителями и работниками Общества в ходе проводимых встреч.

— Приём и первичная обработка входящих документов.

— Регистрация входящих/исходящих документов.

— Передача документов исполнителям.

— Ведение базы данных документов Общества.

— Подготовка необходимых писем, справок и докладов по поручению генерального директора.

— Взаимодействие с сотрудниками Общества по вопросам документооборота и выполнения указаний генерального директора.

— Обеспечение мер по сохранности необходимой документации Общества.

— Ведение протоколов на совещаниях по поручению генерального директора, а также подготовка материалов по их итогам (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

— Обеспечение генерального директора и сотрудников Общества необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе генерального директора и других сотрудников Общества.

Что мы ждём от кандидата:

— Опыт работы в аналогичной должности от 3 до 6 лет;

— Внимательность к деталям;

— Грамотную речь;

— Инициативность, активность (но в то же время умение договариваться), желание работать В коллективе и С коллективом, желание улучшать сервис и комфорт нашего бизнеса;

— Желателен опыт работы в 1С (если его нет, - мы научим!);

— Умение слышать, видеть и вовремя реагировать;

— Умение брать на себя ответственность и принимать решения;

— Спокойную и вежливую манеру общения.

Условия:

Современный офис в г. Санкт-Петербург. ул. Внуковская, д. 2

График работы: ПН - ЧТ: 09:00 - 18:00, ПТ: 09:00 - 15:30, обед = 30 минут;

Оформление согласно ТК РФ, полное соблюдение законодательства;

Испыт. срок = 3 месяца;

ЗП: Полностью белая, 2 раза/месяц, без задержек. до 100 тыс. (до вычета налога) +ежеквартальная премия (по результату работы);

Хороший ДМС со стоматологией (после испыт. срока);

Денежный презент на день рождения, корпоративные мероприятия.