Секретарь руководителя

Описание вакансии

принимать на рассмотрение и подпись руководителю входящую и исходящую корреспонденцию, электронную почту, факсимильные сообщения, договоры, проекты приказов и распоряжений, служебные и докладные записки и др. служебные документы;

служебные записки, в соответствии с резолюцией руководителя, копировать и раздавать под роспись исполнителям, с последующей подшивкой в дело;

следить за своевременным рассмотрением передаваемых руководителю на подпись документов, обеспечивать их качественное редактирование;

организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, а в его отсутствие записывать все телефонные сообщения для последующего доклада;

организовывать вызов сотрудников музея к руководителю и вести запись посетителей;

выполнять работу по подготовке и проведению заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте их проведения);

принимать, передавать и регистрировать факсимильные сообщения;

ежедневно принимать и отправлять электронную почту;

печатать по указанию руководителя служебные документы;

обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавая условия, способствующие эффективной работе руководителя;

следить за чистотой и порядком в кабинете директора и приемной;

составлять списки для поздравления с праздниками, юбилейными и памятными датами;

отслеживать местонахождение водителя и вызывать его по указанию руководителя;

функция по административному обеспечению командировок:

заказ и покупка ж/д билетов и авиа билетов, бронирование номеров гостиниц;

- выполнять отдельные поручения руководителя и заведующей Общим отделом.