Бизнес-ассистент

Описание вакансии

Требования

Ищем человека, который умеет не просто выполнять поручения, а самостоятельно организовывать процессы и доводить вопросы до результата.

Для нас важно:

• опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, операционным или административным менеджером;

• высокий уровень самостоятельности: способность разобраться в задаче, определить порядок действий, найти исполнителей и проконтролировать результат;

• системность и умение одновременно вести большое количество разноплановых задач без потери сроков и договоренностей;

• развитые навыки планирования и контроля: календарь, дедлайны, напоминания, реестры, долгосрочные задачи;

• уверенная работа с документами: договоры, счета, акты, первичная документация, доверенности, деловая переписка, электронный документооборот;

• базовая финансовая грамотность: понимание счетов, оплат, задолженности, расходов, бюджетов и взаиморасчетов с контрагентами;

• уверенное владение Excel / Google Таблицами, календарями, CRM и системами постановки задач. Опыт работы в Bitrix24 будет преимуществом;

• умение профессионально взаимодействовать с бухгалтерией, юристами, подрядчиками, IT-специалистами, водителями, арендодателями, курьерскими и иными сервисными службами;

• хорошие коммуникативные навыки: корректное общение с клиентами, партнерами, кандидатами и сотрудниками;

• способность самостоятельно решать административно-хозяйственные вопросы: от организации ремонта и закупок до контроля состояния офиса;

• внимательность к деталям и документам. Умение замечать проблему до того, как она превратится в срочную;

• грамотная устная и письменная речь;

• высокий уровень ответственности и конфиденциальности;

• спокойное отношение к многозадачности и периодически возникающим срочным вопросам;

• готовность брать на себя ответственность за участок работы, а не ограничиваться формулировкой «я передал информацию».

Особенно ценим

• привычку фиксировать договоренности и контролировать их исполнение;

• умение выстраивать понятные таблицы, реестры, инструкции и регламенты;

• способность оптимизировать повторяющиеся процессы и предлагать более удобный способ работы;

• умение самостоятельно находить подрядчиков, сравнивать условия, договариваться и контролировать качество;

• инициативность без необходимости постоянного контроля со стороны руководителя.

Эта позиция подойдет человеку, который получает удовлетворение от порядка: когда документы на месте, платежи не потеряны, встречи не забыты, подрядчики проконтролированы, офис работает, а руководителю не приходится держать все эти вопросы в голове.