Личный ассистент руководителя (4 часа в день)

Описание вакансии

Личный ассистент руководителя (до 20 часов в неделю)

Мы ищем личного ассистента для Андрея — предпринимателя и собственника двух проектов.

Главная задача — освобождать время и внимание руководителя: самостоятельно решать личные, семейно-бытовые и организационные вопросы так, чтобы Андрею не приходилось напоминать о поручениях, запрашивать статусы, перепроверять информацию и доделывать задачу самостоятельно.

Что нужно будет делать:

— Организовывать записи, бронирования, покупки, заказы и доставки.

— Помогать с поездками: подбирать билеты, отели и трансферы, составлять маршруты, проверять документы и актуальные требования.

— Записывать Андрея и членов семьи к врачам, специалистам, в сервисы и другие организации.

— Решать семейно-бытовые вопросы, в том числе задачи, связанные с детьми.

— Искать и проверять информацию, сравнивать варианты и давать собственную рекомендацию.

— Взаимодействовать с клиниками, школами, магазинами, курьерами, подрядчиками и другими сервисами.

— Контролировать многоэтапные задачи и работу исполнителей до конечного результата.

— Оформлять простые документы, заявки, таблицы, списки и инструкции.

— Иногда помогать с небольшими рабочими задачами: поиском информации, структурированием данных, подготовкой документов и материалов.

— Если вы из Москвы - очень редко подключаться к офлайн-задачам в Москве или за городом: например, встретить мастера, передать документы или решить бытовой вопрос на месте. Поездка за город организуется и оплачивается руководителем, при необходимости кандидата привезёт и отвезёт водитель.

Кого мы ищем

Нам нужен человек, который:

— имеет опыт работы личным, семейным или бизнес-ассистентом с личными поручениями;

— готов заниматься именно личными и семейно-бытовыми задачами;

— не ждёт подробной инструкции и умеет действовать при неполных вводных;

— задаёт только действительно важные вопросы;

— не выполняет задачи «для галочки» и неравнодушен к результату;

— быстро решает простые поручения, не растягивая их на несколько часов;

— глубже проверяет ответственные вопросы, связанные с детьми, здоровьем, документами и поездками;

— умеет самостоятельно выбрать лучший вариант и аргументировать рекомендацию;

— фиксирует все задачи и доводит их до конца без напоминаний;

— самостоятельно сообщает промежуточные статусы по важным задачам;

— грамотно, кратко, структурно и уважительно общается;

— спокойно принимает обратную связь и быстро меняет формат работы;

— соблюдает конфиденциальность и аккуратно работает с личными данными;

— уверенно пользуется Google Calendar, Google Docs, Google Таблицами и таск-трекерами.

Опыт работы с ChatGPT, Claude, Canva, Figma или PowerPoint будет преимуществом, но не является основной частью роли.

Формат работы

— Полностью удалённо.

— Средняя загрузка — около 20 часов в неделю, до четырёх часов в день.

— Задачи распределяются неравномерно: в один день их может быть меньше, в другой — больше.

— Основное время доступности — с 9:00 до 21:00 по московскому времени. Это не означает непрерывную работу весь день, но важно периодически проверять сообщения и оперативно подтверждать получение задач.

— Суббота — частично рабочий день: при необходимости могут появляться личные и семейные задачи. Если поручение несрочное, возможность перенести его на понедельник можно согласовать.

— Воскресенье — выходной, кроме редких действительно срочных ситуаций.

— Если у Андрея временно нет личных задач, могут передаваться небольшие организационные задачи по проектам.

— В конце каждого рабочего дня необходимо отправлять короткий отчёт: что завершено, что остаётся в работе, какие есть риски или вопросы и сколько времени заняли задачи.

— Оформление по самозанятости.

— Долгосрочное сотрудничество.

Этапы отбора

1. Короткая Google-форма.

2. Встреча с рекрутером.

3. Интервью с руководителем.

4. Три оплачиваемых тестовых дня с реальными задачами.