Помощник/ассистент руководителя

Описание вакансии

Обязанности:

В функции помощника генерального директора входят:

— организационное и информационное обеспечение деятельности Генерального директора (высшего руководства);

— контроль приема и своевременной передачи в структурные подразделения или конкретным исполнителям корреспонденции, документации (запросы), поступающих на рассмотрение Генерального директора (высшего руководства);

— вызов курьера для отправки писем, посылок, уведомление инициатора об отправке/доставки писем, посылок;

— подготовка документации и материалов, необходимые для работы Генерального директора (высшего руководства);

— организация ведения делопроизводства: генерального директора (высшего руководства) состоянии исполнения документов (запросов);

— организация проведения переговоров и встреч Генерального директора (высшего руководства);

— организация проведения телефонных переговоров Генерального директора

— выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Генеральным директором (высшим руководством) (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени месте проведения, повестке дня, их регистрация и т.п.), оформление и ведение протоколов совещаний и заседаний;

— выполнение работ по организации командировок Генерального директора (высшего руководства, руководителей подразделений) Общества и при необходимости заказчиков Общества (заказ и резервирование мест в гостиницах, подготовка необходимой документации и т.д.);

— обеспечение рабочего места Генерального директора (высшего руководства) необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его (их) эффективной работе;

— подготовка отчетов в рамках своей профессиональной деятельности о совершенных тратах в отчетном периоде для предоставления в бухгалтерию;

— формировать дела согласно утвержденной номенклатуре, обеспечивать их сохранность и своевременную сдачу в архив;

— исполнение иных поручений Генерального директора (высшего руководства).

Требования:

Помощник ген.директора должен знать:

постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы, нормативную документацию, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

структуру и руководящий состав Общества и ее подразделений;

методы оформления и обработки документов;

правила делового общения;

правила ведения деловой переписки с использованием типовых форм;

архивное дело;

порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

Условия:

— официальное трудоустройство

— социальные гарантии