Секретарь (Личный помощник)

Успешная компания ищет надежного, ответственного и организованного личного помощника первого руководителя для работы в офисе. Вакансия совмещает в себе классический офис-менеджмент, ведение финансовой отчетности и выполнение личных поручений руководителя. Необходим человек, который станет «правой рукой» и доверенным лицом, способным решать задачи любой сложности.

Обязанности:

— Ведение делопроизводства.

— Прием и перераспределение телефонии.

— Приём, перераспределение документов (корреспонденции) по структурным подразделениям, ознакомление.

— Взаимодействие со всеми структурными подразделениями компании и дополнительными офисами.

— Взаимодействие с VIP-персонами: встреча и сопровождение ключевых партнеров, клиентов и гостей руководителя, соблюдение высоких стандартов бизнес-этикета.

— Обеспечение организационного, информативного и документального сопровождения деятельности руководителя, планирование рабочих встреч и личного расписания.

— Travel-поддержка: бронирование билетов, отелей, организация поездок (включая членов семьи).

— Выполнение личных поручений руководителя (взаимодействие с домашним персоналом, бытовые вопросы, покупка подарков, химчистка и тд.), учет личных и представительских расходов, еженедельные отчеты по тратам.

— Приготовление кофе, чая для руководителя и его гостей по запросу.

— Обеспечение жизнедеятельности офиса и приемной руководителя.

Требования:

— Знание делопроизводства.

— Уверенный пользователь ПК (офисный пакет);

— Аккуратность и чистоплотность.

— Умение работать с офисной техникой и программами.

— Опыт работы личным помощником, секретарем или PA от 2-х лет в премиальном сегменте (обязателен опыт работы с VIP-персонами и первыми лицами компаний).

— Опыт ведения бюджетов, финансовой отчетности и работы с таблицами .

— Понимание принципов абсолютной конфиденциальности и защиты персональных данных руководителя, членов семьи, партнёров.

— Грамотная устная речь и письменная грамотность, безупречное знание делового этикета.

— Уверенный пользователь ПК, MS Office, CRM, мессенджеров.

— Высокий уровень самоорганизации, умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты.

— Готовность к ненормированному рабочему дню (быть на связи в случае форс-мажоров).

— Готовность пройти проверку на благонадежность (включая полиграф).

Условия:

— Оформление по ТК РФ.

— Рабочий день с 9.00 - 18.00, пятидневная рабочая неделя (пн-пт), но с готовностью быть на связи по срочным вопросам.

— Обустроенный офис в центре города (площадь Славы).

— Подписание соглашения о неразглашении конфиденциальной информации при приеме на работу.

— Зарплата 65 000 (обсуждается с успешным кандитатом)