Административный менеджер

Обязанности:

— Контроль за функционированием офиса (порядок, техника, связь, доступ, безопасность).

— Заказ канцелярских и хозяйственных товаров, бытовой химии; работа с поставщиками, контроль поставок и остатков.

— Составление и контроль бюджета на офисные расходы.

— Подготовка регулярных отчетов по офисной деятельности и расходам.

— Взаимодействие с администрацией собственника здания (коммунальные вопросы, доступ, пропускная система, договоренности).

— Организация приема посетителей: встреча, координация, обеспечение комфортных условий.

— Решение, контроль и исполнение задач, поставленных руководителем.

— Работа с первичной бухгалтерской документацией:

— взаимодействие с бухгалтерией;

— оплата счетов;

— контроль закрывающих документов (акты, УПД, счета-фактуры и пр.).

— Оформление и регистрация внутренних документов:

— документооборот (входящая/исходящая корреспонденция);

— распоряжения, приказы, доверенности и иные документы по деятельности компании.

— Ведение документооборота по проектам:

— сбор, регистрация и хранение проектной документации (договоры, спецификации, сметы, графики, акты, переписка);

— контроль версий и актуальности документов по каждому проекту;

— подготовка комплектов документов для внутренних согласований, заказчиков, контрагентов и тендерных процедур;

— ведение реестров и архивов проектной документации (в т. ч. в электронном виде, 1С, ЭДО).

— Участие в подготовке тендерной документации и коммерческих договоров.

— Организация и участие в переговорах (встречи, звонки, протоколирование, фиксация решений).

— Административная поддержка по отдельным проектам по поручению директора:

— координация рабочих групп;

— постановка сроков;

— обратная связь и контроль исполнения.

— Взаимодействие с заказчиками по организации документооборота.

— Оплата счетов, заполнение типовых договоров, работа в системах ЭДО.

Требования:

— Опыт работы административным менеджером, офис-менеджером, помощником руководителя или в аналогичной роли — от 1 года.

— Уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook; PowerPoint — желательно).

— Опыт работы в 1С (документооборот, счета, акты) и системах ЭДО.

— Опыт ведения документооборота (в т. ч. по проектам/договорам).

— Грамотная письменная и устная речь, аккуратность в оформлении документов.

— Умение работать с большим объемом информации, соблюдать сроки и дедлайны.

— Ответственность, исполнительность, внимательность к деталям.

— Готовность выполнять разнородные задачи и оперативно реагировать на поручения руководителя.

Условия:

— Стабильную работу в действующей компании.

— Зарплату:

— на испытательный срок (3 месяца) — 80 000 ₽ на руки;

— после испытательного срока — 100 000 ₽ на руки+ премии по результатам работы..

— Комфортный офис, понятные задачи.

— Возможность профессионального роста и расширения зоны ответственности.