Административный секретарь

Работа с коммуникациями. Принимает и перенаправляет телефонные звонки (руководству или сотрудникам), регистрирует их. Также фильтрует информацию:

получает нужные сведения и передаёт санкционированные данные. Ведёт деловую переписку в том числе по электронной почте. Организация приёма посетителей. Встречает гостей, собирает первичную информацию, помогает согласовать время визита с руководителем. Ведёт журнал записи посетителей, оформляет пропуска, содействует в решении их вопросов. Документооборот. Регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию (в том числе в системах электронного документооборота). Принимает документы и заявления на подпись руководителя, готовит проекты писем, приказов, отчётов. Контролирует исполнение поручений:

следит, чтобы документы вовремя передавали исполнителям, а по важным задачам были назначены ответственные. Планирование и координация. Ведёт календарь руководителя:

планирует встречи, совещания, конференции. Бронирует переговорные комнаты. Участвует в организации командировок:

заказывает билеты, бронирует гостиницы, помогает с визами. Организационная поддержка. Обеспечивает рабочее место руководителя всем необходимым:

оргтехникой, канцелярскими принадлежностями. Иногда берёт на себя вспомогательные задачи вроде сервировки чайного стола или приготовления напитков. Информационно-аналитическая работа. Собирает и систематизирует данные для подготовки отчётов, ведёт базы данных клиентов и партнёров. Готовит справки по запросам сотрудников. Техническое обеспечение. Следит за наличием расходных материалов (бумага, картриджи), взаимодействует с сервисными службами, поддерживает порядок в рабочих зонах. Дополнительные задачи. Может координировать работу курьеров, водителей, других сотрудников офиса. Выполняет разовые поручения руководителя.