Административный секретарь

Работа с телефонными звонками. Принимать входящие звонки, регистрировать их, перенаправлять (например, руководителю или профильному сотруднику), а также получать информацию и передавать санкционированные сведения по телефону. Иногда нужно помогать организовывать телефонные переговоры или видеоконференции. Организация работы с посетителями. Встречать гостей, собирать о них первичную информацию, помогать планировать приём у руководителя или в отделах. Вести журнал записи посетителей, учитывать их, оформлять пропуска. Содействовать в оперативном рассмотрении просьб и предложений. Принимать и передавать документы от посетителей руководству или коллегам. Также сюда может входить бронирование переговорных комнат, сервировка чайного или кофейного стола, приготовление напитков. Делопроизводство и документационное обеспечение. Принимать входящую и исходящую корреспонденцию, обрабатывать её (распределять по подразделениям или исполнителям). Принимать документы и заявления на подпись руководителя, готовить для него необходимые материалы. Проверять оформление проектов документов перед передачей на подпись, следить за своевременным исполнением поручений и документов. Вести учётные формы, формировать дела по утверждённой номенклатуре, обеспечивать их сохранность и в срок сдавать в архив. Координация и вспомогательные задачи. Координировать работу курьеров и водителей (например, вести журнал их разъездов и маршрутов, составлять справки), помогать в подготовке заседаний и совещаний (собирать материалы, оповещать участников, вести протоколы), выполнять отдельные поручения руководства. Поддержание порядка. Создавать и сохранять условия для эффективной работы:

обеспечивать рабочее место руководителя или офиса необходимыми техническими средствами, канцелярскими принадлежностями.