Секретарь руководителя

производит выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;

вносит информацию в планировщик (органайзер);

согласовывает с руководителем время планируемых действий;

согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;

информирует руководителя о регламенте намеченных мероприятий;

предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий;

формирует резерв времени для непредвиденных ситуаций. осуществляет выбор и оформление планировщика секретаря;

ведет дневник (на электронном и (или) бумажном носителе);

согласовывает планы с планами и сроками работы руководителя;

распределяет рабочее время (на день, неделю, перспективу);

выполняет перенос невыполненных запланированных задач;

выполняет типичные ежедневные дела. ведет базу телефонных контактов руководителя;

соединяет руководителя с конкретными абонентами;

подготавливает материалы для телефонных переговоров руководителя;

регистрирует поступающие в приемную телефонных звонков;

перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям руководителя и сотрудникам;

получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону;

устанавливает контакт с собеседником, поддерживает и развивает деловую беседу в процессе телефонных переговоров;

оказывает помощь руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций. подготавливает проект служебного задания руководителя;

осуществляет заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя;

оформляет программы поездки, уточняет особенности протокола планируемых мероприятий;

подготавливает документы к поездке руководителя;

уточняет дату, должности, фамилии в программе командировки;

прорабатывает маршрут руководителя, увязывает его с расписанием транспорта. организует личный прием посетителей руководителем;

устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей;

содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;

организует прием деловых партнеров в офисе;

организует обслуживание руководителя и его деловых партнеров в офисе;

осуществляет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе;