Помощник/ассистент руководителя

AO "ДС Контpoлз" - российский производитель трубoпpoвoднoй apмaтуpы с успешным нахождением на рынке более 28 лет.

Наличие квалифицированного персонала позволили компании занять место ведущего поставщика трубопроводной арматуры для технологических процессов, разработанных зарубежными и отечественными лицензиарами в нефтеперерабатывающей, газовой, химической и других отраслях промышленности Российской Федерации и стран СНГ.

Мы приглашаем в нашу команду опытного и энергичного помощника руководителя, обладающего успешным опытом работы с топ-менеджментом, целеустремленным подходом к выполнению поставленных задач, а также способного реализовать свой потенциал в рамках нашей Компании.

Обязанности:

1\. Административная и организационная поддержка

— Управление расписанием: Планирование, координация и ведение рабочего календаря руководителя, согласование встреч, предотвращение накладок.

— Организация совещаний: Подготовка повестки дня (agenda), бронирование переговорных комнат, обеспечение технической готовности (Zoom и др.), приглашение участников.

— Протоколирование: Ведение протоколов совещаний, фиксация ключевых решений и сроков.

— Контроль исполнения: Мониторинг выполнения поручений генерального директора сотрудниками и подразделениями, своевременное информирование руководителя о статусе задач.

— Фильтрация потоков: Скрининг входящих звонков, писем и запросов посетителей, решение вопросов самостоятельно или переадресация их соответствующим сотрудникам.

— 2\. Работа с документами и ЭДО

— Подготовка документов: Составление проектов писем, приказов, распоряжений, договоров и презентаций по поручению руководителя.

— Документооборот: Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контроль движения документов, работа с системами электронного документооборота (ЭДО).

— Архивация: Систематизация, хранение и обеспечение быстрого поиска бумажных и электронных документов, обеспечение их конфиденциальности.

— Подготовка к подписанию: Проверка документов на наличие всех необходимых виз и приложений перед подписанием генеральным директором.

— 3\. Коммуникация и взаимодействие

— Внешние связи: Взаимодействие с партнерами, клиентами, представителями государственных органов (по доверенности или в рамках поручений).

— Внутренние коммуникации: Трансляция информации от руководителя к сотрудникам компании и наоборот.

— Встреча гостей: Организация приема деловых партнеров, обеспечение гостеприимства.

— 4\. Организация командировок и мероприятий

— Командировки: Полное сопровождение деловых поездок руководителя: бронирование авиа/жд билетов, отелей, организация трансфера, подготовка командировочного досье (программа визита, контакты, справочные материалы), оформление виз (при необходимости).

— Мероприятия: Помощь в организации деловых обедов, переговоров, корпоративных событий и конференций.

— 5\. Хозяйственное и бытовое обеспечение

— Контроль наличия и своевременный заказ канцелярских товаров, расходных материалов, воды, чая/кофе в приемной и кабинете руководителя.

— Взаимодействие с техническими службами, клинингом, курьерскими службами для обеспечения бесперебойной работы офиса/приемной.

— Выполнение личных поручений руководителя (по предварительной договоренности: например, заказ подарков)

Требования:

— Высшее образование (управление персоналом, психология, менеджмент, лингвистическое, международные отношения);

— Личные качества: организаторские способности, ответственность, оперативность, готовность работы в режиме многозадачности, инициативность, внимательность, быстрая обучаемость, командный игрок;

— Опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером, секретарем, администратором не менее 2-х лет в производственно-коммерческих компаниях будет вашим преимуществом;

— Уверенный пользователь ПК: почтовые программы, MS Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint), Битрикс24;

— Умение работать с офисной оргтехникой (ксерокс, принтер, мини-АТС);

— Умение работать с большим объемом информации;

— Уровень владения английским языком Intermediate желательно;

— Желание к дальнейшему профессиональному развитию.

Условия:

— Оформление по ТК РФ, все социальные гарантии.

— Расширенный социальный пакет: ДМС (включая стоматологические услуги), страхование от несчастных случаев, релокационная программа для иногородних кандидатов, компенсация абонемента в фитнес-центр/ бассейн, дополнительные мотивационные программы и др.

— Прозрачная система оплаты труда (Оклад + KPI), строгое соблюдение сроков выплаты заработной платы и вознаграждений.

— Итоговый уровень дохода обсуждается на собеседовании и зависит от квалификации кандидата.

— Дружелюбная корпоративная культура, ориентированная на поддержание человеческих ресурсов компании.

— Возможности для профессионального роста и развития.

— График работы: пятидневная рабочая неделя, выходные дни - суббота и воскресенье. Рабочее время с 08:00 до 17:00, перерыв на обед с 12:00 до 13:00