Специалист по делопроизводству

Обязанности:

— Организация и ведение документооборота компании.

— Работа в системах электронного документооборота (ЭДО): подготовка и направление документов, контроль согласования и подписания, отслеживание статусов.

— Сопровождение внутренних маршрутов согласования документов, взаимодействие с ответственными сотрудниками подразделений.

— Контроль сроков обработки документов, своевременное информирование участников процесса о необходимости выполнения действий.

— Регистрация, систематизация, хранение и архивирование документов.

— Ведение реестров и таблиц учёта документов, контроль получения подписанных экземпляров.

— Подготовка документов и справочных материалов по запросу руководителя.

— Организация встреч и совещаний, ведение рабочего календаря руководителя.

— Взаимодействие с подразделениями компании и контрагентами по вопросам документооборота.

— Выполнение организационных и административных поручений руководителя в рамках должности.

Требования:

— Опыт работы в делопроизводстве, документообороте, на позиции ассистента руководителя или офис-менеджера.

— Практический опыт работы в системах ЭДО и сопровождения внутренних маршрутов согласования документов.

— Понимание порядка согласования, подписания, регистрации и хранения документов.

— Уверенное владение MS Office, особенно Word и Excel.

— Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки.

— Внимательность к деталям, аккуратность в работе с документами.

— Ответственность, исполнительность, организованность и умение соблюдать установленные сроки.

— Умение работать с несколькими задачами одновременно и самостоятельно контролировать их выполнение.

Условия:

— Официальное трудоустройство в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

— Работа в офисе, полный рабочий день.

— Пятидневная рабочая неделя.

— Заработная плата обсуждается по результатам собеседования.

— Работа в стабильной компании и профессиональной команде.