Руководитель административного направления

Место работы: г. Казань

Суть роли:

Выстроить системную работу «одного окна» на базе Directum для команды топ-менеджеров. Все заявки, документы на согласование и задачи в календарь первых лиц должны проходить централизовано, без сбоев и простоев — «как часы».

Обязанности:

— Единое окно документооборота топов

Централизованное сопровождение всех входящих/исходящих документов и поручений первых лиц. Контроль исполнения, устранение узких мест.

— Управление календарями и совещаниями

Организация и ведение единого календаря топ-команды в Directum. Планирование встреч, автоматические напоминания, блокировка слотов под задачи. Трансформация решений совещаний в поручения со сроками.

— Про-активное содействие выполнению задач руководителя

Напоминание исполнителям, сбор информации об узких местах, своевременное уведомление руководителя о проблемах, рисках, просрочках выполнения задач.

— Подготовка материалов ко встречам

Систематизация в Directum повесток, протоколов, контрактов, аналитических справок — чтобы у руководства был быстрый доступ.

— Регламенты и обучение

Разработка коротких понятных инструкций для топов и их помощников. Обучение работе с Directum как средой управления задачами.

— Координация с ИТ отделом

Постановка задач на доработки Directum через описание бизнес-процессов (ТЗ).

Требования:

— Опыт непосредственной работы с первыми лицами (CEO, собственники, правление) в крупной компании /холдинге.

— Опыт организации и использования ЭДО как единой системы управления задачами, поручениями и календарями.

— Практический опыт в Directum и/или Битрикс.

— Понимание делопроизводства в части взаимодействия с руководством высшего звена.