Офис-менеджер

Обязанности:

— Документооборот компании. Регистрация входящей/исходящей корреспонденции. Отправка оригиналов документов почтой России. Написание писем на возврат ДС, составление писем/уведомлений в различные госорганы/организации. Составление и отправка информационных писем поставщикам/партнерам. Поддержание актуальных данных в бланках компаний, в учредит. док-тах. Выдача заверенных учредит. док-тов (по запросу).

— Корпоративная связь. Хранение, учет, выдача сим карт. Контроль оплат по счетам, заключение договора и доп. соглашений.

— Доверенности. Составление и отправка доверенностей на ответственных лиц компании, составление и отправка доверенностей на ТК для поставщиков.

— Заключение договоров с поставщиками. Подготовка и отправка учредит. док-тов в адрес поставщика, запрос бланков договоров, отправка договора на рассмотрение юристу, составление протокола разногласий. Оформление и подпись договора. Отправка скана договора поставщику/отправка оригинала договора почтой России, контроль возврата оригинала договора. Архивирование и хранения договоров с поставщиками.

— Приказы. Составление приказов, распоряжений от руководителя. Ознакомление под подпись ответственных лиц.

— Служебные записки (СЗ). Согласование СЗ с руководителями. Доведение согласованной СЗ до автора.

— Корпоративная жизнь компании. Полная организация корпоратива и выездных мероприятий. Договоры с ведущими, ресторанами, базами отдыха. Украшение офиса. Организация поздравлений сотрудников.

— Канцелярия. Заказ/учет/хранение/выдача канцелярии. Отправка канцелярии в регионы. Договор и контроль оплаты счетов.

— Заявки на экспедирование. Составление и отправка заявок на экспедирование для поставщиков.

— Выставки. Сбор, оформление данных для руководителя по выставкам, которые проходят в течении года.

— Акты премий/претензий. Согласование и подписание актов премий. Передача их поставщикам и в бух.

— Обеспечение бесперебойной работы офиса. (канц, аптечка, чай/кофе, стаканы, вода, порядок, кулеры, кондиционеры и тд…)

— Выполнение распоряжений руководителя фирмы

Требования:

— Наличие высшего образования-желательно;

— Знание 1С Управление Торговли (уверенный пользователь)

— Опыт работы в аналогичной должности от года;

— Грамотная устная и письменная речь;

— Уверенный пользователь ПК (МS Оffiсе);

— Знание правил деловой переписки, принципы организации снабжения офиса, правила организации встреч в офисе.

Условия:

— Трудоустройство согласно ТК РФ;

— Соц.пакет;

— График работы 5/2;

— Служебный транспорт Черногорск-Абакан